La biblioteca de ficheros

Todos los ficheros que hay guardados en el negocio: adjuntos de facturas, albaranes firmados, fotos de artículos, papeles escaneados, logotipos. Está en Ajustes → Biblioteca.

Para qué sirve de verdad

Para contestar una pregunta que se hace delante de ella y no antes: «¿esto de dónde sale, y lo puedo borrar?»

Un JPG de cuatro megas llamado IMG_20240312.jpg puede ser una foto suelta que alguien subió por error o el albarán firmado de una entrega de hace dos años. Sin saber cuál de las dos es, nadie toca nada, y la biblioteca se queda como un desván que solo crece.

Miniaturas y galería

Cada fichero sale con su miniatura: las fotos tal cual y los PDF con su primera página. Se hacen una vez y se guardan, así que entrar es rápido aunque haya diez mil.

Con Ver en galería la lista pasa a baldosas, que es como se reconocen de un vistazo. El modo va en la dirección, así que la pantalla se puede guardar en favoritos o pasar por WhatsApp tal cual.

El visor

Al tocar un fichero se abre encima, sin salir de la biblioteca: quien está revisando mira veinte seguidos, y hacerle ir y volver veinte veces sería peor. Se cierra con Esc, con la flecha de arriba o con el botón de atrás del teléfono.

Los PDF se ven dentro. Lo que no se puede enseñar —un ZIP, una hoja de cálculo— tiene su botón de descargar.

De dónde viene cada fichero

Debajo del visor, lo que hacía falta: de qué ficha cuelga, con enlace para ir a verla. Y dicho como se reconoce: «Factura de compra FP2026A1678», «Artículo CKVD03», no un número interno.

Se averigua por dos caminos, porque hay dos maneras de colgar un fichero de algo:

1. La tabla de adjuntos, que es la vía normal: los documentos, los clientes y los proveedores.
2. Las columnas que guardan el número de fichero — la etiqueta de un bulto, el logotipo de la empresa, la foto de un artículo. Estas no dejan rastro en la tabla de adjuntos, así que el fichero parecería suelto sin serlo, y ese es justo el que alguien borraría.

Esas segundas se buscan preguntándole a la base de datos qué columnas se llaman así, no con una lista escrita a mano: en un negocio con muchos módulos son más de veinte, y una lista a mano se quedaría vieja en cuanto un módulo añadiera la suya.

Cuando no aparece nada

Dice «no consta de dónde viene», no «está suelto». Son cosas distintas y de la segunda no hay pruebas: puede que lo use un módulo que no deja rastro. Quien lea eso va a decidir si borra, así que la diferencia importa.

Lo que hace falta saber

• La biblioteca la ve solo un administrador.
• Aquí no se borra nada. Para limpiar hay que ir a la ficha de la que cuelga el fichero y quitarlo desde allí.
• Arriba están las cifras: cuántos ficheros hay, cuánto ocupan y qué tipo pesa más. Es lo que se mira cuando el hosting avisa de espacio.