La biblioteca de fitxers

Tots els fitxers que hi ha desats al negoci: adjunts de factures, albarans signats, fotos d’articles, papers escanejats, logotips. És a Ajustos → Biblioteca.

Per a què serveix de debò

Per contestar una pregunta que es fa davant d’ella i no abans: «això d’on surt, i ho puc esborrar?»

Un JPG de quatre megues anomenat IMG_20240312.jpg pot ser una foto solta que algú va pujar per error o l’albarà signat d’un lliurament de fa dos anys. Sense saber quina de les dues és, ningú no toca res, i la biblioteca es queda com un traster que només creix.

Miniatures i galeria

Cada fitxer surt amb la seva miniatura: les fotos tal qual i els PDF amb la seva primera pàgina. Es fan una vegada i es desen, així que entrar-hi és ràpid encara que n’hi hagi deu mil.

Amb Veure en galeria la llista passa a rajoles, que és com es reconeixen d’un cop d’ull. El mode va a l’adreça, així que la pantalla es pot desar a preferits o passar per WhatsApp tal qual.

El visor

En tocar un fitxer s’obre a sobre, sense sortir de la biblioteca: qui està revisant en mira vint de seguits, i fer-lo anar i tornar vint vegades seria pitjor. Es tanca amb Esc, amb la fletxa de dalt o amb el botó d’enrere del telèfon.

Els PDF es veuen a dins. El que no es pot ensenyar —un ZIP, un full de càlcul— té el seu botó de baixar.

D’on ve cada fitxer

A sota del visor, el que calia: de quina fitxa penja, amb enllaç per anar-hi. I dit com es reconeix: «Factura de compra FP2026A1678», «Article CKVD03», no un número intern.

S’esbrina per dos camins, perquè hi ha dues maneres de penjar un fitxer d’alguna cosa:

1. La taula d’adjunts, que és la via normal: els documents, els clients i els proveïdors.
2. Les columnes que desen el número de fitxer — l’etiqueta d’un bulto, el logotip de l’empresa, la foto d’un article. Aquestes no deixen rastre a la taula d’adjunts, així que el fitxer semblaria solt sense ser-ho, i aquell és justament el que algú esborraria.

Aquestes segones es busquen preguntant a la base de dades quines columnes es diuen així, no amb una llista escrita a mà: en un negoci amb molts mòduls en són més de vint, i una llista a mà es quedaria vella així que un mòdul n’afegís la seva.

Quan no apareix res

Diu «no consta d’on ve», no «està solt». Són coses diferents i de la segona no hi ha proves: pot ser que el faci servir un mòdul que no deixa rastre. Qui llegeixi això decidirà si esborra, així que la diferència importa.

El que cal saber

• La biblioteca la veu només un administrador.
• Aquí no s’esborra res. Per netejar cal anar a la fitxa de la qual penja el fitxer i treure’l des d’allà.
• A dalt hi ha les xifres: quants fitxers hi ha, quant ocupen i quin tipus pesa més. És el que es mira quan l’allotjament avisa d’espai.