Importar de otro programa

Cambiar de programa no debería significar empezar de cero. En Administración → Importación → Importar de otro programa tienes un asistente que trae a GestioERP los datos del programa que usas ahora: fichas, documentos, tesorería, contabilidad y hasta la gestión de producción. Lo trae todo y de todos los ejercicios, comprueba que cuadra al céntimo y, si algo no te convence, lo deshaces sin tocar lo que ya tenías.

De qué programas se importa

Golden, en sus tres generaciones: Golden.NET con ficheros .mdb, Golden.NET SQL Server a partir de una copia .bak que el propio asistente restaura, y Golden++ (Access antiguo) que convierte solo.
FactuSOL y ContaSOL (Software DELSOL): lee las copias .accdb y detecta la empresa, el ejercicio y la versión del programa.
Eurowin y Sage 50: conexión directa (solo lectura) a su SQL Server.
CORUS (contabilidad y facturación) y TG Profesional.
TPV de hostelería: GLOP (Firebird), Loyverse (TPV en la nube, CSV), Àgora TPV (SQL Server, con sus modificadores y menús) y BDP Net (SQL Server).
Holded (ERP en la nube), por su API: con la clave de tu cuenta se traen los contactos, el catálogo y las facturas de venta y de compra.
ClassicGes 6 y ClassicConta 6 (AIG): lee sus tablas DBF directamente, sin ningún driver, también en la nube.
Cualquier otro programa, con el importador universal: un Excel, CSV, JSON, XML o DBF y la IA reconoce qué es.

ClassicGes y ClassicConta

Son dos programas separados —ClassicGes factura y ClassicConta contabiliza— que guardan en tablas DBF de Visual FoxPro dentro de su carpeta DATOS (C:\ClasGes6\DATOS y C:\Clascon6\DATOS). GestioERP las lee tal cual: en tu ordenador con la ruta, y en la nube subiendo la carpeta con Subir desde mi ordenador. Puedes traer solo uno de los dos.

De ClassicGes: familias, marcas, clientes y proveedores (con su dirección, su forma de pago y su subcuenta), artículos con precio, coste, IVA, imagen y stock; presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de venta y de compra, los gastos (facturas recibidas sin líneas), los efectos de cobro y los recibos de pago —que se vuelcan sobre los recibos de cada factura, cobrados o pendientes tal como estén—, las remesas bancarias y las cuotas periódicas (órdenes de facturación).
De ClassicConta: las subcuentas y los asientos del diario, de la empresa y ejercicio que elijas.

Facturación y contabilidad, enlazadas. En GestioERP cada factura genera su asiento y cada cobro el suyo, así que si traes las facturas de ClassicGes no hacen falta sus asientos de ClassicConta: el asistente salta los asientos ligados a facturas y a cobros/pagos y trae solo el resto (apertura, nóminas, bancos, amortizaciones…). Y como cada cliente y proveedor se crea ya con la subcuenta que usaba ClassicConta, las facturas importadas contabilizan en el 430/400 de siempre. Si solo llevas contabilidad, desmarca la casilla y entran todos los asientos.

Holded, por su API

Holded no guarda los datos en tu ordenador, así que no hay fichero que traer: se conecta por su API. En Holded, ve a Configuración → Desarrolladores → Credenciales → Añadir token de API con permisos de lectura de contactos, productos y documentos, y pega ese token en la pantalla de GestioERP. La API no está en el plan gratuito de Holded; si el tuyo no la tiene, exporta a CSV o Excel desde su panel y usa el asistente de ficheros.

Primero se analiza. El botón Analizar mi cuenta de Holded no crea nada: cuenta cuántos contactos, productos y facturas hay, y cuánto ha costado mirarlo. Después se importa por pasos, en este orden: clientes, proveedores, productos y, al final, las facturas, que cuelgan de los contactos ya traídos.

La cuota manda. Holded limita las llamadas según el plan —desde 500 al mes— y cada página de 25 registros es una llamada. Por eso el asistente las cuenta, enseña lo que queda y deja ponerse un tope por ejecución. Si se acaba, avisa y, al volver a lanzarlo, continúa donde lo dejó.

Usa una serie exclusiva para las facturas importadas: GestioERP pide que dentro de una serie las fechas vayan seguidas, y mezclar el histórico con tu numeración en curso hace que las rechace. Las facturas entran de más antigua a más reciente y se conserva el número original de Holded (en las de venta, en «Número 2»; en las de compra, en «Número proveedor»).

Ni duplicados ni sustos. Los contactos se buscan por NIF y por email antes de crear nada, y los productos por SKU. Repetir la importación no duplica, y si marcas Actualizar los ya traídos se refrescan con lo que haya ahora en Holded. Cada tanda queda apuntada y se puede deshacer entera: borra lo que creó y deja intacto lo que ya tenías.

Cualquier otro programa: el importador universal, con IA

Si tu programa no está en la lista —o lo que tienes es el Excel que preparó el gestor, la exportación de una tienda online o una agenda de contactos— está la tarjeta Cualquier otro programa. Admite Excel (.xlsx), CSV, JSON, XML y DBF; la primera fila tiene que llevar los nombres de las columnas.

La IA mira el fichero y dice qué es. Ve las cabeceras y las primeras filas —no solo los nombres: si una columna se llama «Cod» pero lleva NIFs, es el NIF— y contesta con tres cosas: qué contiene (clientes, artículos, facturas…), qué columna va a qué campo y por qué columna se reconoce un registro repetido (el código, nunca el NIF ni el nombre). Lo explica en una frase y te lo deja todo puesto en una pantalla de mapeo: cada columna con su muestra y un desplegable con el campo de destino. Tú repasas, corriges lo que haga falta y decides qué pasa con lo que ya existe: actualizarlo, saltarlo o solo actualizar.

Simula antes. La simulación no es una aproximación: importa de verdad dentro de una transacción que se deshace al final, así que los errores que enseña —una clave que no existe, un texto demasiado largo, un obligatorio vacío— son los reales, con su fila y su columna. Cuando cuadra, Importar lo hace por tandas con barra de avance, y al acabar queda una tanda que se puede deshacer entera.

Si lo que traes no encaja en ninguna plantilla, «Elegir el modelo a mano» importa a cualquier tabla de GestioERP (almacenes, formas de pago, series, subcuentas, asientos…). Y desde el primer paso puedes descargar un Excel vacío con las columnas de cada plantilla, para que quien prepare los datos sepa qué poner. La IA es la misma de todo GestioERP (la clave se pone una vez en el Panel de control); sin ella, el mapeo se hace por parecido de nombres y se repasa a mano.

Programas que la nube no puede leer: el paquete de datos

Eurowin, Sage 50, CORUS, BDP Net y Àgora guardan en SQL Server; GLOP y WinAlum 5 en Firebird; Golden, FactuSOL y ContaSOL en Access. Para leer cualquiera de ellos PHP necesita un driver que en un alojamiento compartido no se puede instalar. Y aunque se pudiera, esa base de datos está en tu oficina, no en internet. La tarjeta de ese programa te lo dice antes de empezar («Aquí no se puede») y te da la salida.

El paquete de datos. En el ordenador que ve la base de datos —el del programa antiguo, o uno de su red— se abre un GestioERP con este módulo y se entra en Paquete de datos: eliges el programa, pones la conexión (o la carpeta, o el .fdb), pulsas Ver qué hay y Crear el paquete. Copia todas las tablas tal cual, fotos incluidas, en un fichero .gerp (la contraseña no viaja dentro). Ese fichero se sube al negocio de la nube con Subir y usar, y a partir de ahí el asistente de ese programa importa desde el paquete, sin ningún driver, exactamente igual que si estuviera conectado al original. Eurowin y Sage se llevan todas sus bases de año; Golden y DELSOL, todos sus ficheros.

El Empaquetador GestioERP. Para hacer el paquete no hay que instalar nada en ese ordenador: se descarga el Empaquetador GestioERP (un ZIP), se descomprime y se abre con doble clic en Empaquetador.bat. Lleva su propio PHP con los drivers de SQL Server, Firebird y Access dentro, y se abre en el navegador con la misma pantalla «Paquete de datos». Si el programa es de SQL Server o de Access, Instalar-drivers.bat instala el componente de Microsoft que toque (va incluido). El .gerp queda en la carpeta paquetes y se sube al negocio.

Exportar a la gestoría

Lo contrario de importar: mandar las facturas, los cobros o el diario al programa de contabilidad de la gestoría, en el fichero que ese programa importa. Está en Administrador → Sistema → Exportar a otro programa, y cada trimestre se hace en un minuto.

a3ASESOR eco / con (Wolters Kluwer): SUENLACE.DAT con las facturas de venta (cabecera y detalle por tipo de IVA, rectificativas) y los cobros. a3 monta el asiento y crea las cuentas que falten.
CORUS Eco: fichero de traspaso con los asientos de las facturas de venta, el desglose de IVA y el alta del cliente, con las subcuentas convertidas a 8 dígitos.
ContaPlus Élite / XDiario: ZIP con XDIARIO.DBF y XSUBCTA.DBF, el enlace clásico que también importan Contasol, a3 y Sage.
ContaPlus / Sage 50c, Contasol y Sage 50: el diario del periodo en el CSV de cada uno.
Excel / cualquier programa: libro de facturas emitidas y recibidas, una fila por factura con una columna de base y cuota por cada tipo de IVA o IGIC.

Eliges programa, ejercicio y periodo (trimestre, mes, ejercicio o entre fechas), pulsas Ver qué entra —cuenta los documentos y enseña los avisos reales— y Descargar. Lo enviado queda marcado para no repetirlo el trimestre siguiente, y si hubo que repetir, se desmarca la tanda. Las subcuentas se convierten solas a la longitud del programa de destino (4300000001 → 43000001), y si la gestoría usa sus propios códigos se apuntan una vez en «Equivalencias de subcuentas».

Y si prefieres no montar nada, haz una copia de seguridad del programa antiguo —la que él mismo genera— y pásasela a quien te lleva GestioERP: la importación se hace con este mismo asistente y el negocio te llega con los datos dentro.

Qué trae

Fichas: clientes, proveedores, artículos (con imagen), familias, fabricantes, almacenes, stock, tarifas y formas de pago.
Documentos: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de venta y compra, con sus líneas, y los gastos o facturas recibidas sin líneas.
Tesorería: cobros y pagos sobre los recibos de cada factura (incluidos los parciales y los vencimientos), remesas bancarias y cuotas o facturación periódica, cuando están esos módulos.
Contabilidad: plan contable, subcuentas y asientos, sin duplicar los que GestioERP genera solo.
Producción: escandallos o recetas (la composición de cada artículo en sus componentes).
Otros: series de stock, modificadores y menús del TPV, adjuntos PDF, según el programa.

Qué exporta

Lo contrario también: las facturas, los cobros y el diario salen en el fichero que importa el programa de la gestoría —a3ASESOR, CORUS Eco, ContaPlus/XDiario, Contasol, Sage 50 o Excel— con el periodo que elijas y marcando lo ya enviado. Está explicado en Exportar a la gestoría.

Cómo se hace, paso a paso

Entra en Administración → Importación → Importar de otro programa y elige el programa de origen.
Indica de dónde salen los datos: una carpeta, una copia de seguridad o los datos de conexión al SQL Server, según el programa.
Pulsa Analizar: el asistente lista las empresas y ejercicios que encuentra (y la versión del programa).
Elige la empresa, el destino en GestioERP (empresa, ejercicio y almacén) y qué importar.
Marca Simular si quieres ver qué haría sin tocar nada, o pulsa Empezar para importar de verdad.

Sin duplicados y con red de seguridad

Varias empresas y ejercicios a la vez: elige todo lo que quieras y se trae en una sola pasada.
Sin duplicar la contabilidad: si traes la facturación y la contabilidad de la misma empresa, se saltan los asientos que GestioERP ya genera de cada factura.
Comprobación de cuadre: compara los totales del programa de origen con los de GestioERP, ejercicio por ejercicio y al céntimo.
Deshacer: cada importación queda registrada y se puede borrar entera, sin afectar a lo que ya existía.

Preguntas frecuentes

¿Se crean las facturas aunque no tengan artículos? Sí. Si una línea no tiene artículo, entra como línea de texto con su importe, y la factura cuadra igual.

¿Puedo importar solo la contabilidad? Sí. Un cliente que solo lleva contabilidad se importa igual: plan contable y asientos.

¿Puedo probar antes de importar de verdad? Sí, con la opción Simular: cuenta lo que haría sin crear nada.