Importar d’un altre programa

Canviar de programa no hauria de voler dir començar de zero. A Administració → Importació → Importar d’un altre programa tens un assistent que porta a GestioERP les dades del programa que fas servir ara: fitxes, documents, tresoreria, comptabilitat i fins i tot la gestió de producció. Ho porta tot i de tots els exercicis, comprova que quadra al cèntim i, si alguna cosa no et convenç, ho desfàs sense tocar el que ja tenies.

De quins programes s’importa

Golden, en les seves tres generacions: Golden.NET amb fitxers .mdb, Golden.NET SQL Server a partir d’una còpia .bak que el mateix assistent restaura, i Golden++ (Access antic) que converteix sol.
FactuSOL i ContaSOL (Software DELSOL): llegeix les còpies .accdb i detecta l’empresa, l’exercici i la versió del programa.
Eurowin i Sage 50: connexió directa (només lectura) al seu SQL Server.
CORUS (comptabilitat i facturació) i TG Professional.
TPV d’hostaleria: GLOP (Firebird), Loyverse (TPV al núvol, CSV), Àgora TPV (SQL Server, amb els modificadors i menús) i BDP Net (SQL Server).
Holded (ERP al núvol), per la seva API: amb la clau del teu compte es porten els contactes, el catàleg i les factures de venda i de compra.
ClassicGes 6 i ClassicConta 6 (AIG): llegeix les seves taules DBF directament, sense cap driver, també al núvol.
Qualsevol altre programa, amb l’importador universal: un Excel, CSV, JSON, XML o DBF i la IA reconeix què és.

ClassicGes i ClassicConta

Són dos programes separats —ClassicGes factura i ClassicConta comptabilitza— que guarden en taules DBF de Visual FoxPro dins de la seva carpeta DATOS (C:\ClasGes6\DATOS i C:\Clascon6\DATOS). GestioERP les llegeix tal qual: al teu ordinador amb la ruta, i al núvol pujant la carpeta amb Pujar des del meu ordinador. Pots portar només un dels dos.

De ClassicGes: famílies, marques, clients i proveïdors (amb l’adreça, la forma de pagament i el subcompte), articles amb preu, cost, IVA, imatge i estoc; pressupostos, comandes, albarans i factures de venda i de compra, les despeses (factures rebudes sense línies), els efectes de cobrament i els rebuts de pagament —que s’aboquen sobre els rebuts de cada factura, cobrats o pendents tal com estiguin—, les remeses bancàries i les quotes periòdiques (ordres de facturació).
De ClassicConta: els subcomptes i els assentaments del diari, de l’empresa i exercici que triïs.

Facturació i comptabilitat, enllaçades. A GestioERP cada factura genera el seu assentament i cada cobrament el seu, així que si portes les factures de ClassicGes no calen els seus assentaments de ClassicConta: l’assistent salta els assentaments lligats a factures i a cobraments/pagaments i porta només la resta (obertura, nòmines, bancs, amortitzacions…). I com que cada client i proveïdor es crea ja amb el subcompte que feia servir ClassicConta, les factures importades comptabilitzen al 430/400 de sempre. Si només portes comptabilitat, desmarca la casella i entren tots els assentaments.

Holded, per la seva API

Holded no desa les dades al teu ordinador, així que no hi ha cap fitxer per portar: s’hi connecta per la seva API. A Holded, ves a Configuració → Desenvolupadors → Credencials → Afegir token d’API amb permisos de lectura de contactes, productes i documents, i enganxa aquest token a la pantalla de GestioERP. L’API no hi és al pla gratuït de Holded; si el teu no la té, exporta a CSV o Excel des del seu panell i fes servir l’assistent de fitxers.

Primer s’analitza. El botó Analitzar el meu compte de Holded no crea res: compta quants contactes, productes i factures hi ha, i quant ha costat mirar-ho. Després s’importa per passos, en aquest ordre: clients, proveïdors, productes i, al final, les factures, que pengen dels contactes ja portats.

La quota mana. Holded limita les crides segons el pla —des de 500 al mes— i cada pàgina de 25 registres és una crida. Per això l’assistent les compta, ensenya el que queda i deixa posar-se un límit per execució. Si s’acaba, avisa i, en tornar-lo a llançar, continua on ho havia deixat.

Fes servir una sèrie exclusiva per a les factures importades: GestioERP demana que dins d’una sèrie les dates vagin seguides, i barrejar l’històric amb la teva numeració en curs fa que les rebutgi. Les factures entren de més antiga a més recent i es conserva el número original de Holded (a les de venda, a «Número 2»; a les de compra, a «Número proveïdor»).

Ni duplicats ni ensurts. Els contactes es busquen per NIF i per correu abans de crear res, i els productes per SKU. Repetir la importació no duplica, i si marques Actualitzar els ja portats es refresquen amb el que hi hagi ara a Holded. Cada tanda queda apuntada i es pot desfer sencera: esborra el que va crear i deixa intacte el que ja tenies.

Qualsevol altre programa: l’importador universal, amb IA

Si el teu programa no és a la llista —o el que tens és l’Excel que va preparar el gestor, l’exportació d’una botiga en línia o una agenda de contactes— hi ha la targeta Qualsevol altre programa. Admet Excel (.xlsx), CSV, JSON, XML i DBF; la primera fila ha de portar els noms de les columnes.

La IA mira el fitxer i diu què és. Veu les capçaleres i les primeres files —no només els noms: si una columna es diu «Cod» però porta NIFs, és el NIF— i contesta amb tres coses: què conté (clients, articles, factures…), quina columna va a quin camp i per quina columna es reconeix un registre repetit (el codi, mai el NIF ni el nom). Ho explica en una frase i t’ho deixa tot posat en una pantalla de mapatge: cada columna amb la seva mostra i un desplegable amb el camp de destinació. Tu ho repasses, corregeixes el que calgui i decideixes què passa amb el que ja existeix: actualitzar-ho, saltar-ho o només actualitzar.

Simula abans. La simulació no és una aproximació: importa de debò dins d’una transacció que es desfà al final, així que els errors que ensenya —una clau que no existeix, un text massa llarg, un obligatori buit— són els reals, amb la fila i la columna. Quan quadra, Importar ho fa per tandes amb barra d’avenç, i en acabar queda una tanda que es pot desfer sencera.

Si el que portes no encaixa en cap plantilla, «Triar el model a mà» importa a qualsevol taula de GestioERP (magatzems, formes de pagament, sèries, subcomptes, assentaments…). I des del primer pas pots descarregar un Excel buit amb les columnes de cada plantilla, perquè qui prepari les dades sàpiga què hi ha de posar. La IA és la mateixa de tot GestioERP (la clau es posa un cop al Tauler de control); sense IA, el mapatge es fa per semblança de noms i es repassa a mà.

Programes que el núvol no pot llegir: el paquet de dades

Eurowin, Sage 50, CORUS, BDP Net i Àgora desen a SQL Server; GLOP i WinAlum 5 a Firebird; Golden, FactuSOL i ContaSOL a Access. Per llegir-ne qualsevol, PHP necessita un driver que en un allotjament compartit no es pot instal·lar. I encara que es pogués, aquella base de dades és a la teva oficina, no a internet. La targeta d’aquell programa t’ho diu abans de començar («Aquí no es pot») i et dona la sortida.

El paquet de dades. A l’ordinador que veu la base de dades —el del programa antic, o un de la seva xarxa— s’obre un GestioERP amb aquest mòdul i s’entra a Paquet de dades: tries el programa, poses la connexió (o la carpeta, o el .fdb), prems Veure què hi ha i Crear el paquet. Copia totes les taules tal qual, fotos incloses, en un fitxer .gerp (la contrasenya no hi viatja dins). Aquest fitxer es puja al negoci del núvol amb Pujar i fer servir, i a partir d’aquí l’assistent d’aquell programa importa des del paquet, sense cap driver, exactament igual que si estigués connectat a l’original. Eurowin i Sage s’enduen totes les bases d’any; Golden i DELSOL, tots els fitxers.

L’Empaquetador GestioERP. Per fer el paquet no cal instal·lar res en aquell ordinador: es descarrega l’Empaquetador GestioERP (un ZIP), es descomprimeix i s’obre amb doble clic a Empaquetador.bat. Porta el seu propi PHP amb els drivers de SQL Server, Firebird i Access a dins, i s’obre al navegador amb la mateixa pantalla «Paquet de dades». Si el programa és de SQL Server o d’Access, Instalar-drivers.bat instal·la el component de Microsoft que toqui (va inclòs). El .gerp queda a la carpeta paquetes i es puja al negoci.

Exportar a la gestoria

El contrari d’importar: enviar les factures, els cobraments o el diari al programa de comptabilitat de la gestoria, en el fitxer que aquell programa importa. És a Administrador → Sistema → Exportar a un altre programa, i cada trimestre es fa en un minut.

a3ASESOR eco / con (Wolters Kluwer): SUENLACE.DAT amb les factures de venda (capçalera i detall per tipus d’IVA, rectificatives) i els cobraments. a3 munta l’assentament i crea els comptes que faltin.
CORUS Eco: fitxer de traspàs amb els assentaments de les factures de venda, el desglossament d’IVA i l’alta del client, amb els subcomptes convertits a 8 dígits.
ContaPlus Élite / XDiario: ZIP amb XDIARIO.DBF i XSUBCTA.DBF, l’enllaç clàssic que també importen Contasol, a3 i Sage.
ContaPlus / Sage 50c, Contasol i Sage 50: el diari del període en el CSV de cadascun.
Excel / qualsevol programa: llibre de factures emeses i rebudes, una fila per factura amb una columna de base i quota per cada tipus d’IVA o IGIC.

Tries programa, exercici i període (trimestre, mes, exercici o entre dates), prems Veure què entra —compta els documents i ensenya els avisos reals— i Descarregar. El que s’ha enviat queda marcat per no repetir-ho el trimestre següent, i si s’ha hagut de repetir, es desmarca la tanda. Els subcomptes es converteixen sols a la longitud del programa de destinació (4300000001 → 43000001), i si la gestoria fa servir els seus propis codis s’apunten un cop a «Equivalències de subcomptes».

I si prefereixes no muntar res, fes una còpia de seguretat del programa antic —la que ell mateix genera— i passa-la a qui et porta GestioERP: la importació es fa amb aquest mateix assistent i el negoci t’arriba amb les dades a dins.

Què porta

Fitxes: clients, proveïdors, articles (amb imatge), famílies, fabricants, magatzems, estoc, tarifes i formes de pagament.
Documents: pressupostos, comandes, albarans i factures de venda i compra, amb les línies, i les despeses o factures rebudes sense línies.
Tresoreria: cobraments i pagaments sobre els rebuts de cada factura (inclosos els parcials i els venciments), remeses bancàries i quotes o facturació periòdica, quan hi ha aquests mòduls.
Comptabilitat: pla comptable, subcomptes i assentaments, sense duplicar els que GestioERP genera sol.
Producció: escandalls o receptes (la composició de cada article en els seus components).
Altres: sèries d’estoc, modificadors i menús del TPV, adjunts PDF, segons el programa.

Què exporta

Al revés també: les factures, els cobraments i el diari surten en el fitxer que importa el programa de la gestoria —a3ASESOR, CORUS Eco, ContaPlus/XDiario, Contasol, Sage 50 o Excel— amb el període que triïs i marcant el que ja s’ha enviat. Està explicat a Exportar a la gestoria.

Com es fa, pas a pas

Entra a Administració → Importació → Importar d’un altre programa i tria el programa d’origen.
Indica d’on surten les dades: una carpeta, una còpia de seguretat o les dades de connexió al SQL Server, segons el programa.
Prem Analitzar: l’assistent llista les empreses i exercicis que troba (i la versió del programa).
Tria l’empresa, el destí a GestioERP (empresa, exercici i magatzem) i què importar.
Marca Simular si vols veure què faria sense tocar res, o prem Comença per importar de debò.

Sense duplicats i amb xarxa de seguretat

Diverses empreses i exercicis alhora: tria tot el que vulguis i es porta en una sola passada.
Sense duplicar la comptabilitat: si portes la facturació i la comptabilitat de la mateixa empresa, es salten els assentaments que GestioERP ja genera de cada factura.
Comprovació de quadre: compara els totals del programa d’origen amb els de GestioERP, exercici per exercici i al cèntim.
Desfer: cada importació queda registrada i es pot esborrar sencera, sense afectar el que ja existia.

Preguntes freqüents

Es creen les factures encara que no tinguin articles? Sí. Si una línia no té article, entra com a línia de text amb el seu import, i la factura quadra igual.

Puc importar només la comptabilitat? Sí. Un client que només porta comptabilitat s’importa igual: pla comptable i assentaments.

Puc provar abans d’importar de debò? Sí, amb l’opció Simular: compta el que faria sense crear res.