Catálogo de gastos
Los artículos de gasto viven en Almacén → Artículos, en la familia «Contabilidad»: son los nueve conceptos del grupo 62 del Plan General Contable —alquiler, reparaciones, profesionales, transportes, seguros, banco, publicidad, suministros y otros—, cada uno atado a su cuenta.
El manual completo está aquí: El catálogo de gastos. Ahí está la tabla de los nueve artículos con su cuenta, cómo se usan en una factura de compra, cómo añadir gastos propios y cómo comprobar que cada uno va a la cuenta que le toca.
El problema que resuelve
Cuando entra una factura de la luz, del teléfono o del gestor, esa línea necesita un artículo. Si no lo hay, acaba en un cajón de sastre: todo el gasto junto, sin poder separar después qué se fue en suministros y qué en servicios profesionales.
Con el catálogo montado, cada factura recurrente va a su artículo, y ese artículo lleva su cuenta contable puesta de antemano. El resultado es doble:
- El asiento sale solo y con la cuenta que toca, sin tener que elegirla cada vez.
- Los informes separan por concepto: se puede ver qué cuesta la luz al año sin ir factura por factura.
Cosas a tener en cuenta desde el almacén
Se montan solos. No hay que crearlos ni lanzar nada: aparecen al instalar o actualizar el módulo de entrada rápida. Si ya estaban, no se duplican.
No son artículos de venta. Vienen con «no se vende» y «sin stock», y la familia «Contabilidad» está marcada para no salir en el terminal del TPV ni en la tienda online. No hay riesgo de que aparezcan en una pantalla de cobro.
Se puede tocar todo. Los artículos son normales y corrientes: se les cambia el nombre, la cuenta o el IVA como a cualquier otro. Lo que se monta es un punto de partida, no una camisa de fuerza.
No borra nada. Si ya tenías artículos de gasto creados, los nuevos se añaden junto a los tuyos. Conviene mirar la familia después y quitar los duplicados que no vayas a usar, para que el desplegable de la factura no se llene.
Las cuentas tienen que existir. Los artículos apuntan a cuentas del grupo 62. Si tu plan contable está recortado y alguna no está, hay que crearla en Contabilidad → Cuentas o cambiar el artículo a otra que sí tengas.
Si trabajas con el escaneo de facturas, el catálogo ayuda todavía más: al leer el PDF, el programa propone el artículo que encaja con el concepto que ha detectado.
No confundir con el catálogo del proveedor
En Almacén → Importar catálogo hay otra cosa que también se llama «catálogo»: el importador del CSV de tarifas del proveedor, que crea y actualiza los artículos que vendes. No monta los artículos de gasto. Son dos funciones distintas con un nombre parecido, y hasta la versión 37.0 del módulo la pantalla «Qué hace cada módulo» las tenía confundidas en una sola ficha.